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辦公桌收納術2〉日本第一文具大廠 KOKUYO式整理術

以「自我」為中心 設計愉快Life Office

作者:謝明彧 │ 攝影:蘇義傑
出處:2017年2月號《遠見雜誌》 《遠見雜誌》第368期 瀏覽數:60,300+

你知道你一天有多少時間,浪費在辦公桌堆積的雜物上?

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     「辦公桌凌亂的人,暗示著他缺乏工作意識,」日本第一大文具大廠KOKUYO,為了設計出最好用的辦公用品,50多年來不斷思考什麼才是最適工作環境的產品,進而研發出一套「KOKUYO式整理術」。

     KOKUYO強調,所有辦公桌上的物品,都應該要有存在的必要性:每個抽屜、層架、收納空間,該放什麼,都應該根據使用者習慣與頻率規劃,才能創造最愉快的辦公人生。


不是空無一物才叫整齊

     著有《KOKUYO式辦公桌整理術》(暫譯,原書名《???式 机????「整?方」》)的KOKUYO辦公家具事業本部「WORKSIGHT LAB」資深研究員齋藤敦子在接受《日經TRENDY》受訪時強調,辦公桌不是空無一物才叫整齊,核心思惟是「工作意識導向」:


1. 以「自在」為考量:

     辦公桌是以工作者為中心,思索在什麼情境下工作起來順手又開心。


2. 以「目的」為核心:

     沒有所謂的「完美辦公桌」,文件、文具要放在哪裡,都應該根據不同工作性質與不同人的需求而調整。


3. 以「時間」做分區:

     桌面會亂,是因為對於時間感的欠缺,確認每樣東西的使用頻率,才能判斷哪些東西該留、哪些東西可以直接丟。


桌面「六分法」
使用頻率愈高 擺得離自己愈近

     有著「筆記女王」之稱、鑽研整理術多年的專業祕書林佩玲(Ada)則表示,不妨採用「辦公桌面六分法」,將辦公桌以「前後」和「左中右」劃分為六區,正對自己的「中間後方」區塊,通常是電腦和鍵盤,而「中間前方」,通常是雙手打字時所需,一定要保持淨空,如果可以,前區的左右兩邊也最好淨空,頂多臨時放置文件或雜誌,免得妨礙手肘。

     而「左後方」區塊,通常放置電話,便於左手一邊接電話,右手一邊寫筆記。「右後方」區塊,則建議放置文件架,擺放近期進行專案的相關文件,並以不同顏色區分不同專案或截止時間,讓自己一眼就知道哪些文件要先處理。

     至於文具,日本整理專家小松易在《日經Associe》報導指出,桌面只擺放「最低限度」所需文具就好,很多人會把螢光筆、美工刀、剪刀、立可白等全放在桌上,但使用機會低的文具堆在桌上,只會讓工作效率低下,保留最常用的文具在手邊,讓桌面維持乾淨、空曠但又必須用品俱全的高效率使用狀態。


抽屜「三分法」
不常用、自由用、歸檔用

     一般辦公桌左側通常配置三層抽屜櫃,由上而下,KOKUYO整理術建議分別擺放「不太常用的文具」「自由使用」「文件歸檔」。

     第一層抽屜離工作者近,適合收納不太常用的文具。小松建議,可以在抽屜內擺放不同尺寸的塑膠盒,讓每樣文具都有固定的家。齋藤的做法則更徹底,她找一大塊泡棉,依據不同文具形狀,切割出對應嵌入的凹槽,讓抽屜拉開,文具在哪一目了然。

     第二層抽屜,建議由每個人自由擺放私物,例如小物、零食、書本或筆電,同樣以「會固定或頻繁用到的才放進去」為原則,避免囤積。

     第三層抽屜,建議做為文件檔案的收納區,以「愈靠外側,使用頻率愈高」為原則,擺放「上個月的專案資料」「三個月內的專案資料」「本年度存檔用的資料」,並隨著時間推移,資料逐漸往內移動,並每三個月定期斷捨離,保持抽屜內存檔資料的定量。

     依照上述做法,掌握「桌面六分法」和「抽屜三分法」,就能讓辦公桌達到KOKUYO精隨,所有東西都是當下會使用的狀態。

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